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Die Arbeitsschritte unserer Messe Hostess Agentur

Ratgeber für Messehostessen – Arbeitsweisen der Agentur

Das Wort Hostess leitet sich aus dem englischen Wort „hostess“ für Gastgeberin ab. Und genau
das ist es, was unsere Kunden von unseren Messehostessen erwarten: Die perfekte
„Gastgeberin“ für den Messestand. Messehostessen sollen die Gäste an den Messeständen
betreuen, mit adäquaten Umgangsformen aufwarten können, möglichst über
Fremdsprachenkenntnisse verfügen und ein ansprechendes, gepflegtes Erscheinungsbild
besitzen. Falls Sie sich überlegen, als Messehostesse tätig zu werden, möchten wir Ihnen mit
diesem Ratgeber einen kleinen Leitfaden zur Hand geben, der Ihnen Einblick in den Ablauf
unseres Bewerbungs- und Einstellungsprozesses gewährt.

Die Bewerbung

Damit unsere Kunden Sie bei der Interpret GmbH als Messehostess buchen können, benötigen
wir von Ihnen zu allererst eine aussagekräftige Bewerbung. Diese muss Ihre relevanten
Kontakt- und Adressdaten, persönliche Informationen und mehrere professionelle Fotos
enthalten. Zu den persönlichen Daten gehören:
– Sprachkenntnisse (Fremdsprachenkenntnisse sind sehr gerne erwünscht!)
– Körper- und Kleidergröße
– Erfahrungen im Einsatz als Messehostess
Nachdem wir Ihre Bewerbung erhalten haben, werden Sie in unsere EDV aufgenommen. Sie
sind somit als potentielle Messehostess in unserem System erfasst. Zeitnah erhalten Sie dann
von uns einen Messekalender, der die relevantesten Messen in Deutschland und den
angrenzenden Nachbarländern beinhaltet. Dieser Kalender wird von uns jährlich in Abstimmung
mit unseren Stammkunden erstellt, somit ist für Sie gewährleistet, dass für die genannten
Messen Bedarf an Standunterstützung besteht. Bitte füllen Sie diesen Kalender sorgfältig aus.
Wichtig für uns sind die Nennung Ihrer zeitlichen Verfügbarkeit und die möglichen
Übernachtungsoptionen. Nachdem wir den Kalender ausgefüllt von Ihnen zurückerhalten haben,
pflegen wir Ihre Daten in die EDV ein. Zukünftig werden Sie dann für die von Ihnen genannten
Messezeiträume berücksichtigt.

Fallbeispiel: Messehostessen für die Kunststoffmesse in Düsseldorf gesucht

Die Kunststoffmesse Düsseldorf ist eine der stärksten Messen weltweit. Mehrere unserer Kunden
fragen bei uns ein bebildertes Angebot über verfügbare Hostessen an. Als Voraussetzung wird
uns z.B. genannt: Die in Frage kommende Messehostess muss mindestens 170 cm groß und
blond sein, fließend deutsch, englisch und italienisch sprechen und Erfahrungen in
Kundenbetreuung, Akkreditierung, Bewirtung und im Umgang mit Informationsmaterial und
dessen Verteilung aufweisen können.
Anhand dieser Kundenvorgaben suchen wir in unserem Datenbestand passende Hostessen
heraus und unterbreiten dem Kunden innerhalb von 24 Stunden ein Angebot mit mindestens 6
verschiedenen Sedcards, die neben den wichtigsten Daten der jeweiligen Hostess auch immer
mindestens drei Bilder enthält. Unsere Vorauswahl richtet sich
zum einen nach dem uns zugeschickten, ausgefüllten Messekalender, zum anderen nach dem
Ort der Messe und den optischen Voraussetzungen. Bevorzugt wählen wir Messehostessen aus,
die im Umfeld der Messe ansässig sind oder dort kostenfrei übernachten können. Wir treffen
jedoch immer nur eine Vorauswahl, die eigentliche Entscheidung für oder gegen eine Hostess
trifft immer unser Kunde!

Der Auftrag unseres Messekunden

Sollte sich unser Kunde für Sie entschieden haben, erhalten Sie von uns per E-Mail den
Einsatzvertrag mit allen vertragsrelevanten Daten, den Sie uns bitte innerhalb der in der Mail
genannten Frist ausgefüllt und unterschrieben zurücksenden. Sollten Sie wider Erwarten verhindert sein bitten wir Sie uns dies kurz per Email oder telefonisch umgehend mitzuteilen. In der Folge erhalten Sie von uns alle Details zu dem geplanten Messeeinsatz, insbesondere Halle und Standnummer, Ihren Ansprechpartner vor Ort sowie eventuelle kundenspezifische Besonderheiten und Anforderungen, wie z.B. den Dresscode. Wünschenswert ist, wenn Sie sich vor Beginn Ihres
Einsatzes die Internetseite des Kunden anschauen, um so die wichtigsten Kernkompetenzen und
Aussagen des ausstellenden Unternehmens zu kennen.
Mit Beginn der Messe sind Sie verpflichtet, Ihren Einsatz auf dem Messestand fristgerecht zu
erfüllen. In der Regel erhalten Sie Vorort ein kurzes Briefing und werden mit den
Standgegebenheiten vertraut gemacht und der Standmannschaft vorgestellt. Oft erhalten Sie
auch Namensschild, welches Sie bitte während des gesamten Einsatzes tragen. So kann man
Sie direkt als zu dem Stand zugehörig erkennen. Denken Sie bitte immer daran: Ein Messeauftritt
ist für unsere Kunden eine Investition in der Größenordnung von 100.000 Euro und mehr und mit
sehr viel Aufwand bereits im Vorfeld der eigentlichen Messe verbunden. Unsere Kunden erwarten
daher völlig zu Recht eine kompetente, charmante und einsatzfreudige Messehostess, die
eigenständig eine Betreuung der Gäste übernimmt. Nur wenn Sie die genannten Punkte
vollständig zur Zufriedenheit unserer Kunden erfüllen, können Sie mit Folgeaufträgen
unsererseits rechnen.

Nach der Messe

Bitte lassen Sie sich am Ende eines jeden Einsatztages der Messe von Ihrem Ansprechpartner
den Einsatznachweis ausfüllen und bestehen Sie dabei auf absolute Akribie. Der
Einsatznachweis wird von uns nur mit erfolgter Unterschrift der Standverantwortlichen akzeptiert!
Den Einsatznachweis übersenden Sie uns dann bitte zusammen mit Ihrer schriftlichen
Abrechnung, behördlichen Dokumenten (beispielsweise Gewerbeschein o.ä.), Ihrem
Messebericht und Aktionsfotos per Email zu. Nach Erhalt Ihrer Email werden alle Dokumente von
uns auf ihren Wahrheitsgehalt, die Vollständigkeit und die Nachvollziehbarkeit geprüft. Bei
Einwänden oder Fragen werden wir mit Ihnen Kontakt aufnehmen und versuchen, alle
auftretenden Probleme zu gegenseitiger Zufriedenheit zu lösen. Sofern von unserer Seite keine
Einwände gegen einen erfolgreichen Abschluss sprechen, erhalten Sie innerhalb von 24,
maximal 48 Stunden den ausgewiesenen Betrag als Gutschrift auf Ihr angegebenes Konto. Da
eine Messehostess buchen immer auch Vertrauenssache ist, müssen wir immer auf vollständige,
korrekte Dokumentationen bestehen, auch wenn wir wissen, dass einiges im Messestress gerne
vergessen wird. Durch unsere guten, langjährigen Kontakte zu unseren Kunden ist es manches
Mal möglich, fehlende und vergessene Nachweise auch noch im Nachhinein anzufordern.

Aufstiegsmöglichkeiten einer Messehostesse

Sofern wir von Ihnen und unserem Kunden ein positives Feedback erhalten, haben Sie die
Möglichkeit, agenturintern bei uns zur Premiumhostess aufzusteigen. Dieser Titel ermöglicht
Ihnen, Angebote für Auslandseinsätze oder den Einsatz als Chefhostess anzunehmen.

(10) Kommentare

  • Anna 11 Monaten ago

    Super zusammen gefasst, dieser Beitrag hilft Mädchen die neu im Geschäft sind sich zu orientieren auf was es tatsächlich ankommt. Auch für die jenigen, die eventuell schon einmal auf einer Messe gearbeitet haben aber neu bei der Agentur Interpret GmbH sind, gibt der Artikel eine klare Richtung vor.

  • Lesia 10 Monaten ago

    Der Blogbeitrag ist ein guter Einblick in die Tätigkeit einer Messehostess, der gut aufklärt, mit welchen Vorstellungen und Anforderungen Aussteller ihre gebuchten Messehostessen auf dem Stand erwarten. Dabei wird eben die Erklärung der Definition „hostess“ aus dem Englischen hilfreich da gerade die Bedeutung des Wortes für tatsächliche Aufgaben dieses Jobs spricht.

    Der Artikel erläutert auch den gesamten Ablauf eines Messeeinsatzes von Bewerbung bis Abrechnung was Hostessen ein klares Bild über die Arbeitsweise der Interpret GmbH gibt und dazu beiträgt, dass sie besser geschäftliche Ziele der Aussteller nachvollziehen (wie wichtig und dabei kostspielig solche Veranstaltungen für ihr Unternehmen sind) und sich wirklich bemühen können, für einen Kunden nützlich zu sein.

  • Charline 9 Monaten ago

    Guter Bericht über den Ablauf und die Organisation einer Buchung. Besonders für Anfängerinnen sehr hilfreiche Zusammenfassung darüber was es bedeutet als Messehostess zu arbeiten und was für Ansprüche an einen gestellt werden.

  • Maike 9 Monaten ago

    Der Blogeintrag bietet einen tollen Überblick über die Aufgaben einer Hostess am Messestand, die Erwartungen des Kunden an die gebuchte Hostess sowie interessante Informationen über den Ablauf der Buchung einer Hostess über die Agentur. Zudem erhält der Leser alle wichtigen Informationen zur Abrechnung nach der Messe und weiteren Einsatz- bzw. Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb der Agentur. Ich denke gerade für neue Messehostessen ist der Eintrag sehr informativ, denn er beantwortet schon die meisten Fragen, die üblicherweise anfangs aufkommen und für Unsicherheit sorgen. Super Interpret, weiter so!! Ich bin auf den nächsten Blogeintrag gespannt. 🙂

  • Joana Olori 9 Monaten ago

    Super Blogeintrag!
    Ich wünschte, dass ich diesen zu meiner Anfangszeit schon gehabt hätte. Sehr informativ und hilfreich, insbesondere wenn man neu im Geschäft ist. Wichtige Aspekte zusammen gefasst, die einem den Weg zu einer erfolgreichen Messehostess ebnen.

  • Corinne Ferlito 9 Monaten ago

    Seit schon einigen Jahren arbeite ich zusammen mit der Agentur Interpret GmbH und ich muss sagen, dass ich mit den mich sehr wohlgefühlt habe.
    Sie sind immer sehr zuverlässig, die kümmern sich um den Mitarbeitern und die waren immer pünktlich und schnell mit der Auszahlung.
    Ich empfehle herzlich die Interpret GmbH an alle Leute, die zielorientiert auf der Arbeit sein möchten weil ich sicher bin, dass die Agentur diese Aspekte erfolgreich entwickeln kann.
    Genauso empfehle ich die Agentur, zu alle Unternehmen, die sicher sein wollen, eine gute Leistung für ein tolles Event, zu bekommen.
    Viel Lob an dem ganzen Team Interpret GmbH!

  • Charlotte 9 Monaten ago

    Toller Blogeintrag, in dem man alles erfährt, was man als Hostess wissen muss! Besonders für Anfängerinnen sehr wertvoll, ich werde ihn weiter empfehlen.

  • Edith Hörning 8 Monaten ago

    Wirklich ein super Bericht über den Ablauf einer Buchung. Die wichtigsten Punkte sind zusammengefasst. Besonders für Anfänger sehr zu empfehlen. Hätte ich mir in meiner Anfangszeit auch gewünscht.

  • Isa Bell 6 Monaten ago

    Die Agentur ist sehr, sehr zuverlässig. Ich habe noch nie bei einer Agentur so einen schnellen Zahlungseingang bekommen, so freundliche Mitarbeiter und so eine gute Erreichbarkeit gehabt, wie bei Interpret.
    Ich arbeite gern mit dieser Agentur zusammen und würde mich über zukünftige Aufträge sehr freuen.

  • Frederika 5 Monaten ago

    Eine bisher sehr schnell und zuverlässig arbeitende Agentur, welche ihre Anforderungen an die Hostessen hat und diese auch fair und schnell bezahlt. Zudem ist die Agentur eine der wenigen, die ihre Hostessen auch mal mehr als nur dezent loben, was die ganze (Zusammen-)Arbeit noch mal angenehmer macht. Danke dafür und gerne wieder!

    PS: Toller Blog, – wie immer professionell, detailliert und herzlich!

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